Специалист дирекции (помощник руководителя)

Описание

Знание методических и нормативных документов, касающихся деятельности образовательных организаций высшего образования, основ документоведения и организации делопроизводства, организации архивного дела; систем электронного документооборота, современных стандартных требований к отчетности. Наличие навыка написания и оформления деловых писем. Умение использовать методы и правила оформления и обработки документов, основные методы, способы и средства получения, хранения, переработки информации, навыки работы с компьютером, как средством управления информацией, в том числе в глобальных сетях; владение иной оргтехникой. Умение находить компромисс, выбирать оптимальные формы коммуникаций, проявлять чуткость, вежливость, внимание, выдержку, предусмотрительность. Квалификация: среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или высшее образование - бакалавриат без предъявления требований к стажу работы.

Обязанности

- Ведет делопроизводство Ивановского филиала РАНХиГС: - Принимает поступающую на рассмотрение руководителю филиала корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для пользования в процессе работы либо подготовки ответов. - Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. - Принимает документы и заявления на подпись руководителя филиала. Отправляет при необходимости исполненную документацию по адресатам, в т.ч. с использованием системы электронного документооборота Директум . - Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. - Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. - Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. - Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. - Осуществляет контроль за исполнением работниками филиала изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя филиала, взятых на контроль. - Обеспечивает рабочее место руководителя филиала необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. - Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. - Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. - Выполняет иные поручения руководства филиала, отданные в пределах должностных полномочий. - Подготавливает документы и материалы, необходимые для размещения на официальном сайте Ивановского филиала РАНХиГС, и отслеживает актуальность размещенной ранее информации в рамках возложенных полномочий.