Секретарь руководителя

Описание

Профессиональные навыки : умение работать во всех офисных программах; высокая скорость печати; грамотность; умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями; знание основ действующего законодательства; грамотная, поставленная речь. Личные качества : аккуратность, внимательность; умение работать в режиме многозадачности; организованность; наличие аналитических способностей; коммуникабельность; стрессоустойчивость; обучаемость.

Обязанности

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя . Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов. Ведение делопроизводства с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Подготовка документов и материалов , необходимых для работы руководителя. Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись. Организация телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации в его отсутствие и доведение её до его сведения. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний , проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведение контрольно-регистрационной картотеки . Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных. Организация приёма посетителей , содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Копирование документов на персональном ксероксе.