Офис-менеджер

Описание

умение общаться с людьми

Требования

Работа в крупном, активно развивающемся холдинге, график работы 5/2, оформление строго в рамках ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, работа в команде профессионалов и единомышленников

Обязанности

- Обеспечивает своевременное осуществление приема входящей корреспонденции, подготовки исходящей корреспонденции для отправки почтой/курьерскими компаниями и др., а также первичную обработку корреспонденции (в т.ч. посредством эл.почты), в соответствии с утвержденными процедурами; - Осуществляет учет и регистрацию поступающей и отправляемой корреспонденции; - Распределяет входящую бумажную корреспонденцию по ячейкам соответствующих подразделений, а также перенаправляет (получение, отправка) писем с официальных почтовых адресов компании; - Ведет непосредственное взаимодействие со службами АО Почта России в рамках исполнения действующих договоров (запрос и получение необходимой информации, подготовка отчетных бухгалтерских документов и пр.); - Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись генеральному директору, директорам дивизионов и директорам департаментов; - Протоколирует и формирует протоколы совещаний; - Ведет поиск информации по запросу руководителя; - Обеспечивает систематизацию и архивное хранение внутренней и внешней документации по всем полученным документам и отправкам; - Отвечает за своевременную доставку документов, грузов по направлению административно-хозяйственного отдела; - Осуществляет оперативный приём и распределение входящих телефонных звонков компании (мини АТС); - Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии директоров компании, контрагентов и гостей, в т.ч. по подготовке конференц-залов и кабинетов, по подключению участников ВКС; - Организует прием внешних посетителей и делегаций; - Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ; - Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня; - Сообщает своему непосредственному руководителю обо всех отклонениях, выявленных при выполнении своих должностных обязанностей; - Выполняет другие поручения непосредственного руководителя и генерального директора, связанные с профессиональной деятельностью; - Соблюдает правила пользования электронной почтой; - Соблюдает требования охраны труда; - Контролирует исправность используемых оборудования и инструментов в пределах выполнения своей трудовой функции; - Использует и правильно применяет средства индивидуальной и коллективной защиты; - Проходит в установленном порядке обучение по охране труда, в том числе обучение безопасным методам и приемам выполнения работ; - Соблюдает конфиденциальность информации; - Соблюдает сроки и правила подготовки документов; - Обеспечивает сохранность документов; - Придерживается доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами, гостями и коллегами по работе; - Соблюдает нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

Условия

доставка до места работы и обратно служебным транспортом, подарки детям сотрудников к Новому году