Старший специалист отдела организационно-правового и финансового обеспечения

Описание

Наличие профессиональных знаний и навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей

Требования

Временная должность на период отсутствия основого работника (отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет)

Обязанности

1) принимать и регистрировать все поступающие в Департамент документы, независимо от способа их доставки, передачи или создания, требующие учета, исполнения и использования; 2) осуществлять подготовку компьютеров, оргтехники и сетевых устройств к работе, их технический осмотр, проводить проверку наличия неисправностей, устранять неисправности и предотвращать появление неисправностей в будущем; 3) направлять поступившие в Департамент документы на рассмотрение директору Департамента; 4) передавать документы под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; 5) осуществлять контроль за своевременностью рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное оформление; 6) осуществлять проверку правильности оформления исходящих документов при приеме их на регистрацию; 7) принимать, регистрировать и передавать на рассмотрение директору департамента обращения граждан и организаций; 8) организовывать своевременное рассмотрение письменных, устных обращений граждан и организаций; 9) осуществлять обмен документами и данными по обращениям граждан и организаций между отделом по работе с обращениями граждан администрации Костромской области и департаментом в электронном формате посредством имеющейся системы электронного документооборота и делопроизводства; 10) осуществлять формирование и ведение автоматизированных электронных баз данных в установленной сфере деятельности; 11) выполнять различные операции с применением оргтехники, компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; 12) организовывать проведение телефонных переговоров директора Департамента, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание; 13) передавать и принимать информацию по телефаксу, а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения директора информацию, полученную по каналам связи; 14) по поручению руководства составлять письма, запросы, другие документы, представлять информацию в органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные организации; 15) своевременно информировать об изменениях своих персональных данных отдел организационно-правового и финансового обеспечения департамента; 16) осуществлять иные функции в соответствии с положением об отделе организационно-правового и финансового обеспечения департамента.